Datenschutzerklärung

Stand: 24.10.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Stephan Schaefer
Bäckergäßle 18, 75181 Pforzheim, Deutschland
E-Mail: support@prozesscode.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website und unserer Leistungen (Plattform) erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind je nach Fall Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c oder f DSGVO.

3. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf erfasst unser System technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Statuscode, User-Agent) zur sicheren Auslieferung und Störungsanalyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Logs werden kurzfristig vorgehalten und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

4. Hosting und Datensicherung

Die Plattform wird bei Hostinger International Limited (Larnaka, Zypern) gehostet (Virtual Private Server). Serverstandort: Frankfurt am Main, Deutschland (EU) — es findet keine Drittlandübermittlung durch das Hosting selbst statt.

Sicherungskopien der Datenbank und der hochgeladenen Dateien legen wir zusätzlich auf einem Speicher der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Deutschland, Rechenzentren in Deutschland bzw. Finnland, EU) ab. Die Sicherungen werden vor der Übertragung verschlüsselt; Hetzner kann ihren Inhalt nicht lesen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, Auftragsverarbeitungsvertrag mit Hetzner).

5. Kundenkonto und Portal

Für die Registrierung und die Nutzung des Kundenportals verarbeiten wir die Angaben zum Betrieb (Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten, Stammdaten für Angebote), die Zugangsdaten der Nutzer (Name, E-Mail-Adresse bzw. Benutzername, Passwort nur als Hash), die angenommenen Fassungen der Rechtstexte sowie Angaben zu Abo, Verbrauch und Rechnungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Daten, die der Betrieb über seine eigenen Kunden im Portal erfasst (Kundenstamm, Aufmaße, Angebote, Bautagebuch, Plantafel), verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag des Betriebs nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV); verantwortlich dafür ist der Betrieb.

6. KI-Verarbeitung (Anthropic)

Bei der Nutzung der KI-Funktionen der Plattform, etwa bei der Erkennung von Aufmaßen aus Text oder Sprache verarbeiten wir Nachrichteninhalte, freiwillig angegebene Kontaktdaten und technische Metadaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO). Dafür wird das Sprachmodell Claude von Anthropic PBC (San Francisco, USA) eingesetzt; dabei werden die Inhalte an Anthropic übermittelt. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO), die Bestandteil der mit Anthropic vereinbarten Geschäftsbedingungen für die gewerbliche API-Nutzung sind (Data Processing Addendum). Bitte keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) eingeben.

7. Spracheingabe (Deepgram)

Bei Sprachaufnahmen im Portal (z. B. Aufmaß einsprechen, Bautagebuch diktieren) und bei Sprachnachrichten an die Plattform (z. B. über Telegram) wird die Audiodatei zur Umwandlung in Text an Deepgram, Inc. (San Francisco, USA) übermittelt. Wir nutzen ausschließlich den EU-Endpunkt von Deepgram (api.eu.deepgram.com), die Verarbeitung erfolgt in der EU. Das Speichern von Audio und Transkript sowie deren Nutzung zum Training von Modellen ist abgeschaltet (Opt-out). Technische Metadaten, etwa Nutzungsprotokolle, verbleiben nach Angaben des Anbieters bis zu 90 Tage bei Deepgram. Da Deepgram ein US-Unternehmen ist, kann ein Zugriff aus einem Drittland nicht vollständig ausgeschlossen werden; die Übermittlung ist durch Standardvertragsklauseln im Data Processing Addendum des Anbieters abgesichert (Art. 46 DSGVO). Der erkannte Text wird wie eine getippte Eingabe weiterverarbeitet (siehe Abschnitt 6). Bitte keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) einsprechen.

8. Telegram-Kanal (optional)

Wird die Plattform zusätzlich über Telegram genutzt, erfolgt die Nachrichtenzustellung über die Telegram-Infrastruktur; es gilt zusätzlich deren Datenschutzerklärung.

9. E-Mail-Versand (Brevo)

E-Mails der Plattform (Bestätigung der Registrierung, Einladungen weiterer Nutzer, Hinweise zu Testphase und Abo, Rechnungen) versenden wir über Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankreich, EU). Dabei werden Empfängeradresse, Name und Inhalt der E-Mail verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Auftragsverarbeitungsvertrag mit Brevo).

10. Zahlungen (Stripe)

Abos und Credit-Pakete bezahlen Sie über Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland; Konzernmutter Stripe, Inc., USA). Zahlungsdaten wie Kartennummer oder IBAN geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten nur den Zahlungsstatus, die Zahlungsart in Kurzform und die Kundennummer bei Stripe (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Stripe ist für die Zahlungsabwicklung teilweise selbst verantwortlich (z. B. Betrugsprävention, gesetzliche Pflichten); es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Stripe. Eine Übermittlung in die USA ist durch Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

11. Support und „Problem melden“

Schreiben Sie uns an die Support-Adresse, verarbeiten wir Ihre Nachricht und Kontaktdaten zur Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO). Das Postfach liegt bei der IONOS SE (Montabaur, Deutschland, EU; Auftragsverarbeitungsvertrag mit IONOS). Über „Problem melden“ im Portal schicken Sie uns eine Beschreibung, optional ein Bild, sowie automatisch Betrieb, Nutzer, Seite, Gerät/Browser, Zeitpunkt und die letzte Fehlermeldung. Die Meldung wird auf unserem Server gespeichert, und wir werden per Telegram benachrichtigt (Telegram FZ-LLC, Dubai, VAE; Drittland ohne Angemessenheitsbeschluss, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an schneller Fehlerbehebung). Bitte keine Kundendaten in Meldungen schreiben, wenn sie zur Beschreibung nicht nötig sind.

12. Kontaktformular und Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf der Startseite schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Betrieb, Telefon, freiwillig E-Mail, Ort, Website, Ihre Antworten auf die optionalen Fragen zu Ihrem Betrieb und Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls ein Angebot vorzubereiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen, bzw. lit. f DSGVO). Per E-Mail schreiben wir Ihnen nur, wenn Sie das im Formular angekreuzt haben; diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Die Anfrage wird auf unserem Server gespeichert, wir werden per Telegram benachrichtigt, und die Angaben werden in unser Kundenbeziehungs-System HubSpot übertragen (HubSpot Ireland Limited, Dublin, Irland; Konzernmutter HubSpot, Inc., USA). Mit HubSpot besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; eine Übermittlung in die USA ist durch die EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Daten der Kunden unserer Kunden gelangen nicht zu HubSpot. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Anfrage, sobald sie erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

13. Nutzungsanalyse im Portal (PostHog)

Im Kundenportal erfassen wir mit PostHog, welche Seiten und Schritte genutzt werden (z. B. Seitenaufrufe, Anlegen eines Aufmaßes oder Angebots, Abschluss des Abonnements), um das Produkt zu verbessern und Fehler zu finden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Als Kennung dient allein eine interne Betriebs-Nummer, nie Name, E-Mail-Adresse oder Inhalte. Inhalte wie Aufmaße, Angebote, Kundendaten oder Chat-Nachrichten werden nicht an PostHog übermittelt. Ohne Ihre Zustimmung setzt diese Analyse weder Cookies noch speichert sie Daten in Ihrem Browser. Anbieter ist PostHog Inc. (USA), wir nutzen den Server in der EU (eu.posthog.com). Verarbeitung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit Standardvertragsklauseln. Dem können Sie jederzeit widersprechen (Abschnitt 17).

Sitzungsaufzeichnung nur mit Einwilligung: Nur wenn Sie im Portal ausdrücklich zustimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), zeichnen wir Ihre Bedienung (Mausbewegungen, Klicks, Scrollen) auf. Alle Texte und Eingaben werden dabei bereits im Browser verdeckt und nicht übertragen. Dafür speichert PostHog eine Kennung in Ihrem Browser (Local Storage und Cookie). Die Zustimmung können Sie jederzeit über „Analyse-Einstellungen“ in der Fußzeile des Portals widerrufen; die Entscheidung wird nur in Ihrem Browser gespeichert.

14. Cookies

Wir setzen technisch notwendige Cookies ein (u. a. das Session-Cookie für Admin- und Kundenportal-Login). Nicht notwendige Cookies bzw. Browser-Speicher (nur für die Sitzungsaufzeichnung nach Abschnitt 13) setzen wir ausschließlich nach Ihrer Einwilligung. Es gibt kein Werbe-Tracking und keine Weitergabe an Dritte zu eigenen Zwecken.

15. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten geben wir nur an die folgenden Dienstleister weiter, jeweils auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags bzw. einer geeigneten Rechtsgrundlage:

16. Speicherdauer

Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt oder gesetzliche Fristen ablaufen. Chatverläufe werden gespeichert, solange die Kundenbeziehung (Abonnement) besteht; nach Kündigung werden sie gelöscht. Endnutzer können ihren eigenen Gesprächsverlauf jederzeit selbst über die Löschfunktion im Chat entfernen. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (bis zu zehn Jahre, § 147 AO, § 257 HGB). Sicherungskopien werden rotierend überschrieben.

17. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3) sowie auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Kontakt: support@prozesscode.de. Zuständige Aufsichtsbehörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW).

18. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO (u. a. HTTPS/TLS, Zugriffsschutz mit Brute-Force- und CSRF-Schutz, Verschlüsselung von Secrets, rotierende Backups mit verschlüsselter externer Kopie, Server-Härtung).

19. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Verarbeitung oder Rechtslage an.

ImpressumHilfe: support@prozesscode.de